SCADUTO
Data pubblicazione: 08-01-2021
Data scadenza: 01-02-2021 10:00

Richiesta di preventivo attraverso la piattaforma telematica SINTEL di Aria S.p.a. - NUMERO IDENTIFICATIVO 133393817

 

Struttura/RUP: AREA GESTIONALE - R.U.P. RAG. CLAUDIA MENEGAZZI
NUTS: ITH31
CPV: 72512000-7
Allegati:

 

Quesiti e risposte:

1 - DOMANDA:
Essendo previsto come requisito soggettivo di partecipazione di essere conservatore accreditato presso AGID Agenzia per l’Italia Digitale (e quindi iscritto nell’apposito elenco pubblico da quest’ultima tenuto) ai sensi dell'art. 34, comma 1 bis, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell’amministrazione digitale, e quindi in possesso di tutti i requisiti previsti dalla Circolare n° 65 del 10.4.2014, si chiede di chiarire se un Operatore Economico può soddisfare la richiesta relativa al possesso di tale requisito dichiarando che il requisito stesso è posseduto dal concorrente in via indiretta attraverso una società interamente partecipata dal concorrente stesso, sottoposta alla sua direzione e controllo, utilizzata continuativamente dal concorrente per l’erogazione dei servizi di conservazione e che agisce sotto le sue direttive operative ed organizzative in assenza di qualsivoglia profilo di autonomia. Si chiede, quindi, di confermare che al ricorrere delle anzidette condizioni, non essendo configurabile nessuna alterità sostanziale tra l’Operatore Economico e la società interamente controllata, (i) non sarà necessario far ricorso all’Istituto dell’Avvalimento ex Art. 89 del Codice dei Contratti Pubblici e che (ii) l’affidamento a quest’ultima delle prestazioni di erogazione dei servizi di conservazione non è configurabile come subappalto e non soggiace quindi alle limitazioni previste dall’art. 105 del D.Lvo n. 50/2016 e s.m.i., ivi comprese quelle relative al valore massimo subaffidabile.


RISPOSTA
Se la società partecipata ha una sua distinta soggettività giuridica ed è quindi un soggetto giuridicamente e patrimonialmente distinto, l’Operatore Economico partecipante, se non in possesso del requisito (conservatore accreditato presso AGID) deve ricorrere all’istituto dell’avvalimento e quindi alle disposizioni contenute all’art. 89 del codice.

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2 - DOMANDA
Buongiorno, di seguito i ns quesiti:
1) dal volume di 80 GB/anno per il registro giornaliero di protocollo è possibile stimare un versamento giornaliero di 225 MB, è corretto? E' possibile ricevere il versamento giornaliero segmentato su diversi file di dimensione inferiori?
2) L'indicizzazione del registro giornaliero di protocollo è aderente ai requisiti minimi o vi sono campi aggiuntivi?
3) La richiesta di conservazione delle "registrazioni giornaliere di protocollo" è da considerare ulteriore rispetto la conservazione del Registro giornaliero di protocollo?
RISPOSTA
1) Il volume di 80 GB/anno è relativo al registro giornaliero di protocollo + le singole registrazioni di protocollo. Giornalmente quindi deve essere portato in conservazione il registro giornaliero di protocollo relativo alla giornata precedente e le singole registrazioni (in media 70 registrazioni giornaliere) che sono trasmesse al sistema di conservazione, dopo 60 giorni dalla data di produzione.
2) Indicizzazione del pacchetto di versamento RGP (vedi allegato)
3) le "registrazioni giornaliere di protocollo" + il registro giornaliero di protocollo danno un volume medio di 80/GB anno

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3 - DOMANDA
• Quanti sono mediamente il numero di protocolli annuo da portare in conservazione?
• Qual è il numero medio di liquidazioni annuale ?
• Qual è il numero medio di delibere e decreti?
• In che formato saranno fornite le 4 tipologie documentali?
• Le 4 tipologie documentali sono accompagnate da un file di metadati esportati dai vostri attuali sistemi?
• Il pregresso attraverso quale supporto verrà fornito (Hardisk o altro) ed in che formato? (immagine di un disco, ZIP, PDF+CSV, PDF+XML, etc.)?


RISPOSTA
1 ) DAL 01/01/2020 AL 31/12/2020 i protocolli che sono andati in conservazione/che andranno in conservazione in considerazione del fatto che le singole registrazioni sono trasmesse al sistema di conservazione, dopo 60 giorni dalla data di produzione sono 25687. Nell’anno 2019 le registrazioni di protocollo sono state 25593
2) in media le liquidazioni annuali sono 1800
3) Nel 2020 sono state redatte 99 deliberazioni e 375 decreti
4) le registrazioni di protocollo contengono file in PDF e gli stessi sono firmati in -signed/p7m. Il registro giornaliero di protocollo è in formato pdf. Le delibere/decreti/liquidazioni sono in PDF e gli stessi sono firmati in -signed.
5) SI le tipologie documentali sono accompagnate da un file di metadati esportati dai vostri attuali sistemi

6) nel capitolato sottoscritto dall’operatore economico esecutore del servizio in essere è previsto quanto segue: “l’ operatore economico affidatario provvederà a trasferire su dischi fissi rimovibili, o comunque su adeguati supporti aventi caratteristiche tecniche da concordarsi con l’ATER, i volumi di conservazione contenenti tutti i documenti conservati dall’ATER presso il Data Center.
Tali supporti verranno consegnati all’ATER entro 15 giorni dalla cessazione del servizio, accompagnati da un distinta dei volumi e dei supporti, con contestuale sottoscrizione di apposito verbale di avvenuta consegna.
I dati contenuti nei supporti consegnati dovranno essere in chiaro. Dovrà essere fornita dettagliata ed esaustiva documentazione delle modalità di indicizzazione e di archiviazione dei documenti (metadati, IdC, etc.) per consentire una agevole presa in carico dei documenti restituiti.
Trascorsi 180 giorni dalla consegna dei supporti, ed entro 240 giorni dalla stessa - salvo che l’ATER comunichi formalmente di avere riscontrato problemi nel trattamento dei dati ricevuti – l’operatore economico affidatario dovrà cancellare tutti i dati in suo possesso inerenti al servizio di conservazione sostitutiva prestato, dandone formale comunicazione all’ATER.

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4 - DOMANDA

  • Rispetto alla scheda di offerta economica, il punto 3 deve includere sia il costo di attività per prendere in carico e gestire i files già conservati sia il costo a giga o solamente il costo delle attività ?
  • L’attuale fornitore è accreditato AgID ?
  • I documenti attualmente conservati e oggetto di recupero, saranno affidati al nuovo fornitore tramite Pacchetti di Distribuzione (PdD) standard ?
  • Rispetto alla richiesta di inserire una demo del servizio offerto, si intende inserire immagini delle diverse interfacce con relative spiegazioni per dare evidenza di come l’interfaccia web potrà essere utilizzata dagli utenti ATER ?

RISPOSTA

  • Al punto 3 della scheda di offerta economica deve essere indicato il costo complessivo (presa in carico + messa in conservazione di tutti i documenti già conservati)
  • Si l’attuale fornitore è accreditato AGID
  • Si i documenti attualmente conservati e oggetto di recupero, saranno affidati al nuovo fornitore tramite Pacchetti di Distribuzione (PdD) standard 
  • Esatto, la demo deve inserire immagini al fine di illustrare le modalità di ricerca e consultazione dei documenti portati in conservazione 

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 5 - DOMANDA

Con la presente siamo a trasmettere le seguenti richieste di chiarimento:

1. Con riferimento all' Art. 1 - Oggetto dell'appalto, pag. 2 del Capitolato speciale descrittivo e prestazionale, relativamente al punto: "Manutenzione Adattativa: assicurare il costante, efficace e tempestivo aggiornamento ed evoluzione delle funzionalità rispetto a variazioni organizzative dei processi di lavoro ed evoluzione o sostituzione dei sistemi software di base" si chiede di specificare ulteriori dettagli in merito alle "variazioni organizzative dei processi di lavoro ed evoluzione o sostituzione dei sistemi software di base";

2. Con riferimento all' Art. 1 - Oggetto dell'appalto, pag. 2 del Capitolato speciale descrittivo e prestazionale, relativamente al punto: "Manutenzione Perfettiva: costante, efficace e tempestivo aggiornamento ed evoluzione delle funzionalità del software applicativo rispetto a variazioni organizzative dei processi di lavoro che comportino interventi di modifica del software di elevata entità, esigenze di miglioramento di prestazioni, facilità d’uso, robustezza e sicurezza, esigenze di estensioni funzionali" si chiede di specificare ulteriori dettagli in merito alle "variazioni organizzative dei processi di lavoro che comportino interventi di modifica del software di elevata entità, esigenze di miglioramento di prestazioni, facilità d’uso, robustezza e sicurezza, esigenze di estensioni funzionali";

3. Con riferimento all' Art. 1 - Oggetto dell'appalto, pag. 2 del Capitolato speciale descrittivo e prestazionale, si chiede di indicare il numero di utenze richieste dalla stazione appaltante, che accederanno al servizio di conservazione per la ricerca e la consultazione dei documenti portati in conservazione;

4. Con riferimento all' Art. 5 - Modalità di svolgimento del servizio, pag. 3 del Capitolato speciale descrittivo e prestazionale, si chiedono maggiori dettagli in merito agli interventi on-site richiesti all'operatore economico affidatario. Nello specifico, in considerazione del fatto che il servizio di conservazione consiste in una soluzione "as a service" completamente erogata tramite datacenter esterni rispetto alla Stazione appaltante, si chiede di confermare che la richiesta di interventi on-site sia da considerarsi come refuso;

5. Con riferimento al documento Allegato 2 - Scheda di offerta economica si chiedono ulteriori dettagli in merito alla "DEMO DEL SERVIZIO OFFERTO CONTENENTE LE MODALITA’ DI RICERCA E CONSULTAZIONE DEI DOCUMENTI PORTATI IN CONSERVAZIONE" da allegare alla offerta economica. Nello specifico si chiede di:

A) - Indicare il formato richiesto (Descrizione tecnica, screenshot, etc.)

B) - Indicare le modalità con cui allegare tale DEMO in quanto non pare presente un apposito campo all’interno della piattaforma dove poterla uploadare;

6. Con riferimento al paragrafo “assicurazioni a carico dell’aggiudicatario” del Bando di gara ed alla dichiarazione di cui al punto 3 dell’allegato 1 “Dichiarazioni Integrative” si chiede conferma che, nel caso in cui l’aggiudicatario abbia già in essere apposita polizza RCT di importo superiore a quanto richiesto, possa essere trasmessa in caso di aggiudicazione una dichiarazione della Compagnia che assicuri la copertura di un importo superiore a quanto richiesto e che quindi non debba essere stipulata una polizza ad hoc per l’appalto;

7. Si fa presente che c’è un errore relativo ai campi inseriti nel portale Sintel necessari per l’upload dei documenti. In particolare nello step 1 “busta amministrativa” al posto del campo “Altra documentazione amministrativa” indicato nel Bando di Gara è presente il campo denominato “ALLEGATO 2 - SCHEDA DI OFFERTA ECONOMICA” ( che dovrebbe invece essere all’interno dello Step 3 Busta economica). Si chiede pertanto conferma che sia corretto caricare l’allegato di dichiarazione di offerta economica nella sezione amministrativa

RISPOSTA

1. Manutenzione Adattativa: assicurare il costante, efficace e tempestivo aggiornamento ed evoluzione delle funzionalità rispetto a variazioni organizzative dei processi di lavoro ed evoluzione o sostituzione dei sistemi software di base.

RISPOSTA: Qualora l’Azienda procedesse alla sostituzione dei software in utilizzo, l’esecutore deve assicurare il mantenimento del servizio attraverso eventuali modifiche al processo di conservazione, in coordinamento con l’Azienda  

2. Manutenzione Perfettiva: costante, efficace e tempestivo aggiornamento ed evoluzione delle funzionalità del software applicativo rispetto a variazioni organizzative dei processi di lavoro che comportino interventi di modifica del software di elevata entità, esigenze di miglioramento di prestazioni, facilità d’uso, robustezza e sicurezza, esigenze di estensioni funzionali.

RISPOSTA: Con riferimento al precedente capoverso si pone particolare attenzione al mantenimento del servizio nel caso di rilevanti modifiche al sistema informatico Aziendale

3. RISPOSTA: Si richiedono 3 utenze

4. RISPOSTA: Si conferma che, considerando il servizio di conservazione una soluzione “as a service” non sono compresi interventi on-site. Qualora l’Azienda abbia necessità di interventi on-site procederà a richiedere tale attività, che comunque non è considerata all’interno del contratto.

5. RISPOSTA:

A) nella demo si possono inserire immagini, screenshot o altro. Il fine è di illustrare le modalità di ricerca e consultazione dei documenti portati in conservazione

B) la demo va allegata nella sezione amministrativa, anche in un unico file formato .zip, in considerazione che la richiesta di preventivo è stata caricata sul portale di SINTEL quale indagine di mercato insieme a tutta l’intera documentazione (DGUE, dichiarazioni integrative, scheda di offerta e demo richiesta)

6. RISPOSTA: qualora l’aggiudicatario abbia già in essere apposita polizza RCT di importo superiore a quanto richiesto, lo stesso alla stipula dell’atto di affidamento produrrà copia di detta polizza. Non occorre che venga trasmessa alcuna dichiarazione.

7. RISPOSTA: In considerazione che la richiesta di preventivo è stata caricata sul portale di SINTEL quale indagine di mercato l’intera documentazione (DGUE, dichiarazioni integrative, scheda di offerta e demo richiesta) va caricata nella sezione amministrativa.

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6 - DOMANDA

Buonasera, Facendo riferimento a quanto richiesto in merito all'offerta economica in fondo a pagina n. 2 dell'allegato Richiesta di Preventivo, si chiede un chiarimento.
Quando si parla di "migrazione di documenti già conservati da altri conservatori (GB 150,4)" si intende la richiesta della quotazione della mera attività di recupero dei dati oppure si richiede un importo che comprenda anche il costo della conservazione degli stessi (GB 150,4) per la durata del contratto ? Grazie
 

RISPOSTA

Al punto 3 della scheda di offerta economica deve essere indicato il costo complessivo (presa in carico + messa in conservazione di tutti i documenti già conservati)

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7 - DOMANDA

Nel caso in cui un Operatore Economico partecipante non sia in possesso del requisito di “Conservatore accreditato presso AGID” e faccia per esso ricorso all’istituto dell’Avvalimento ex Art. 89 del Codice dei Contratti Pubblici, si chiede di confermare che l’affidamento da parte del detto Operatore Economico all’Impresa Ausiliria delle prestazioni di erogazione dei servizi di conservazione non è configurabile come subappalto, in forza di un contratto continuativo di cooperazione sottoscritto con la stessa in data antecedente alla indizione della presente procedura di Gara e non soggiace quindi alle limitazioni previste dall’art. 105 del D.Lvo n. 50/2016 e s.m.i., ivi comprese quelle relative al valore massimo subaffidabile.

RISPOSTA

Qualora l’operatore economico partecipante faccia ricorso all’istituto dell’Avvalimento ex Art 89 del Codice, occorre che produca tutte le dichiarazioni ed il contratto di avvalimento come indicato nello stesso art. 89. Ai sensi di quanto disposto al comma 8 del medesimo articolo l’impresa ausiliaria può assumere il ruolo di subappaltatore nei limiti dei requisiti prestati.

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8 - DOMANDA

Con riferimento al documento Allegato 2 - Scheda di offerta economica, relativamente alla voce di costo "costo a GB di conservazione" si chiede di specificare se si intende un costo una tantum oppure un canone annuale.

RISPOSTA

Al punto 2 della scheda di offerta economica deve essere indicato il costo che ATER deve sostenere per l’acquisto di 1 GB di conservazione. Il costo relativo al canone annuale di servizio è da indicare al punto 4 della scheda di offerta economica

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9 - DOMANDA

In seno alle registrazioni si chiede quanti siano e quali siano i formati dei files che saranno affidati alla conservazione e quali sono i metadati di indicizzazione  

RISPOSTA

In allegato i formati dei file che saranno affidati alla conservazione comprensivi dei metadati di indicizzazione

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10 - DOMANDA

Si chiede conferma se l'importo complessivo da indicare obbligatoriamente nel portale della presente gara debba o meno tenere conto del prezzo a singolo GB esposto al punto n. 2 dell'offerta economica in base al consumo presuntivo di 75 GB/anno o se tale importo debba comprendere solo i costi fissi dell'offerta dei punti 1, 3, e 4.

RISPOSTA

In considerazione che la richiesta di preventivo è stata caricata sul portale di SINTEL quale indagine di mercato l’intera documentazione (DGUE, dichiarazioni integrative, scheda di offerta e demo richiesta) va caricata nella sezione amministrativa. Ciò detto, all’interno del portale SINTEL l’operatore economico andrà a caricare l’intera documentazione e quindi anche la scheda di offerta nella sezione amministrativa. Il sistema non prevede il campo “offerta economica”

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11 - DOMANDA

Si chiede di confermare che nel caso in cui un Operatore Economico concorrente intenda affidare a Ditta terza le prestazioni di erogazione dei servizi di conservazione, in forza di un contratto continuativo di cooperazione sottoscritto con la Ditta terza stessa in data antecedente alla indizione della presente procedura di Gara, tali attività non si configurano come subappalto (art.105, comma 3, lett. c-bis del D. Lgs. 50/2016 e s.m.i.).

RISPOSTA

Ai sensi di quanto disposto all’art. 105 c. 3 lett c-bis) del codice non si configurano come attività affidate in subappalto le prestazioni rese in favore dei soggetti affidatari in forza di contratti continuativi di cooperazione sottoscritti in epoca anteriore all’indizione della procedura finalizzata all’aggiudicazione dell’appalto.

La norma fa riferimento ai contratti che il concorrente stipula con terzi allo scopo di procurarsi quanto necessario alla propria attività d’impresa e quindi a quei servizi indispensabili all’esecuzione della prestazione in affidamento. Il soggetto terzo quindi non esegue una parte della prestazione oggetto dell’appalto ma procura all’operatore aggiudicatario i mezzi per la sua esecuzione (vedasi TAR TRENTO – SEZIONE UNICA 166 2020)

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12 - DOMANDA

E’ possibile conoscere le seguenti indicazioni in relazione al pacchetto di versamento ?
 
1) Formato dell’Indice di Versamento nel quale sono contenuti i metadati per la conservazione dei documenti
 
2)  Metadati richiesti per la conservazione in relazione alla tipologia dei documenti indicati nel bando (lista completa: minimi obbligatori + eventuali metadati aggiuntivi a richiesta)

 

RISPOSTA

1 - Si veda allegato: Formato dell'indice di versamento

2 - Si veda allegato: Scheda conservazione - documento amministrativo informatico

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13 - DOMANDA

Buonasera,si prega di prendere visione delle ulteriori richieste di chiarimento che riportiamo di seguito:

1 - Con riferimento ai dati personali trattati dall’Aggiudicatario per conto dell’Azienda nell’erogazione del servizio, si prega di specificare se, al fine di assicurare la conformità dei trattamenti alla normativa in materia di protezione dei dati personali, l’Aggiudicatario potrà utilizzare il proprio documento standard di data processing agreement per essere nominato responsabile esterno del trattamento dati personali ex art. 28 Regolamento UE 2016/679 e per le relative istruzioni;
2 - in riferimento alla stipulazione del contratto che - come indicato nel bando di Gara - avverrà mediante atto di affidamento/scrittura privata in modalità elettronica e che tale documento non è allegato alla lex di gara chiediamo se l’Aggiudicatario potrà richiedere all’Azienda la sottoscrizione della propria documentazione contrattuale standard del servizio e della relativa modulistica - ferma la prevalenza della lex di gara sopra ogni altro documento esterno - nel caso in cui alcuni aspetti contrattuali del servizio soggetti alla disciplina di Agid non vengano espressamente disciplinati.
3 - Con riferimento all' Art. 1 - Oggetto dell'appalto, pag. 2 del Capitolato speciale descrittivo e prestazionale, si chiedono indicazioni circa le funzionalità richieste in merito alla tematica delle aggregazioni documentali. (Es. versamento, ricerca, filtro, gestione dei metadati all'interno della soluzione di conservazione;
4- Con riferimento all' Art. 1 - Oggetto dell'appalto, pag. 2 del Capitolato speciale descrittivo e prestazionale, si chiede di fornire un esempio di pacchetto di distribuzione (PDD) attualmente conservato (è sufficiente anche un PDD completo di un ambiente di test/collaudo). Qualora non fosse possibile fornire quanto richiesto, si chiede di indicare il nome dell'attuale Conservatore accreditato.

RISPOSTA

1. SI, l’aggiudicatario potrà utilizzare il proprio documento standar

2. Si, l’aggiudicatario potrà richiedere la sottoscrizione di propria documentazione contrattuale standard 

3. All’interno della soluzione di conservazione si dovrà poter fare la ricerca con filtro relativamente al registro giornaliero, alle singole registrazioni di protocollo, alle delibere e decreti e alle liquidazioni 
4. Il nome dell’attuale conservatore è ARUBA. 

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DOMANDA

Buongiorno, si chiede gentilmente dove poter caricare la procura del firmatario in quanto nella busta amministrativa non è disponibile apposito slot.

RISPOSTA

L'intera documentazione va caricata nella busta amministrativa anche procedendo ad inserire tutto in unico file formato .zip

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